O fluxo dos seus documentos, organizado por escrito
A Praxima mapeia, padroniza e mantém o caminho que cada família de registros percorre dentro da sua empresa — do rascunho ao arquivo.
Três formas de organizar seus registros
Cada solução cobre a parte administrativa e operacional da documentação. O julgamento sobre o conteúdo de cada documento continua com os profissionais qualificados do seu time.
PRX-SOL-001-A
Diagnóstico de Fluxo Documental
Levantamento escrito de como os documentos se movem hoje na empresa: onde cada família de registros é criada, quem aprova, onde a versão assinada fica e como é recuperada quando solicitada.
- Mapa de fluxo para até seis famílias de documentos
- Pontos de duplicidade identificados por escrito
- Medição do tempo de recuperação com a equipe do cliente
- Lista priorizada de ajustes de processo
PRX-SOL-001-B
Redesenho de Fluxo e Estrutura de Registros
Redesenho interno do tratamento de uma família de documentos: da criação ao armazenamento, com convenção de nomenclatura, estrutura de pastas, sequência de aprovação, regra de versão e procedimento escrito.
- Procedimento escrito e padrão de nomenclatura
- Matriz de aprovação e plano de migração de registros
- Sessões de treinamento para a equipe administrativa
- Trinta dias de suporte após a implantação
PRX-SOL-001-C
Programa de Manutenção de Documentação
Acordo contínuo para organizações que preferem manutenção constante a revisões periódicas. Sessão mensal de trabalho, revisão trimestral escrita e suporte ao onboarding de novos colaboradores administrativos.
- Amostragem mensal de registros contra o padrão acordado
- Revisão de procedimentos a cada mudança de política
- Relatório trimestral de tempos de recuperação
- Workshop anual de revisão com os responsáveis de área
PRX-VAN-002
Por que organizar o fluxo documental agora
Menos tempo de recuperação
Quando alguém precisa de um contrato ou ata, o caminho até o arquivo certo fica explícito. Não há dependência de quem "sabe onde fica".
Uma cópia, não várias
Registros duplicados em drives, e-mails e pastas locais geram versões divergentes. O trabalho de diagnóstico identifica esses pontos e define onde a cópia oficial fica.
Independência de pessoas
Procedimentos escritos permitem que qualquer colaborador administrative cuide dos registros da mesma forma, mesmo quando a pessoa mais experiente está ausente.
Aprovações sem retrabalho
Uma sequência de aprovação definida reduz e-mails de "quem precisa assinar isso?" e deixa claro em que ponto do ciclo cada documento se encontra.
Visibilidade para a gestão
Relatórios trimestrais mostram quanto tempo a equipe leva para recuperar cada família de registros e onde o padrão acordado está sendo seguido.
Controle de acesso definido
O trabalho inclui coordenação com a equipe de tecnologia do cliente para alinhar permissões de armazenamento e acesso às regras internas da empresa.
Qual é o custo de não mapear seus documentos?
Horas de busca, aprovações perdidas e versões desencontradas têm um valor que aparece na rotina administrativa. Uma sessão de diagnóstico dá um ponto de partida concreto.
PRX-FAQ-004
Perguntas frequentes
O que exatamente o diagnóstico entrega?
O diagnóstico entrega um documento escrito com o mapa de fluxo para até seis famílias de registros, uma lista dos pontos onde o mesmo documento existe em mais de um lugar, a medição do tempo de recuperação feita com a equipe do cliente e uma lista priorizada de ajustes de processo. A Praxima descreve a prática administrativa e não emite opinião sobre o conteúdo de nenhum documento.
Quanto tempo dura cada solução?
O diagnóstico dura três semanas e inclui quatro entrevistas com a equipe do cliente. O redesenho de fluxo leva de sete a dez semanas, cobrindo o projeto, piloto em um departamento, ajustes e suporte à implantação em até quatro áreas. O programa de manutenção funciona por doze meses com sessão mensal e revisão trimestral.
A Praxima toma decisões sobre o que os documentos devem conter?
Não. Cada solução cobre a parte administrativa e operacional da circulação de documentos. A interpretação de qualquer documento e toda decisão sobre o seu conteúdo permanecem com os profissionais qualificados da organização do cliente — advogados, contadores, diretores de área.
Para que tipo de empresa o serviço se destina?
O trabalho é mais adequado a empresas de vinte a duzentas pessoas com gerentes administrativos ou de operações que precisam de um padrão documentado. O redesenho de fluxo atende especialmente organizações cujos registros cresceram de forma não padronizada entre drives, e-mails e pastas locais.
Como funciona a precificação?
O diagnóstico custa R$ 780. O redesenho de fluxo e estrutura de registros custa R$ 2.860. O programa de manutenção anual custa R$ 5.240. O escopo por departamento no programa de manutenção é acordado a cada ponto trimestral. Não há taxas adicionais não informadas previamente.
Como as informações da empresa são tratadas durante o trabalho?
Todas as informações compartilhadas durante o trabalho são usadas exclusivamente para a prestação do serviço contratado. Os documentos e dados fornecidos pelo cliente não são repassados a terceiros. O contrato de serviço inclui cláusula de confidencialidade e os detalhes estão disponíveis na nossa política de privacidade.
PRX-LOC-005
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PRX-CON-006
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