Três soluções para documentação corporativa estruturada
Do diagnóstico inicial ao programa de manutenção contínua, cada solução atende um momento diferente da maturidade documental da sua organização.
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Como trabalhamos
Cada trabalho começa em campo, com entrevistas com as pessoas que manipulam os documentos no dia a dia. Não dependemos exclusivamente do que os gestores descrevem — observamos como o fluxo funciona na prática, incluindo desvios e variações que só aparecem quando se conversa com quem executa.
O levantamento resulta num rascunho que é revisado com a equipe do cliente antes de se tornar o documento final. O que está no papel representa o que foi verificado pelas duas partes.
Toda entrega vem acompanhada do raciocínio que orientou as escolhas feitas. Isso permite que a equipe do cliente adapte os procedimentos quando algo mudar internamente — sem precisar chamar a Praxima para cada ajuste rotineiro.
Levantamento em campo
Entrevistas com a equipe operacional, observação do fluxo atual e identificação de pontos de duplicidade ou ausência de padrão.
Rascunho e revisão com o cliente
O mapa ou procedimento em rascunho é apresentado à equipe do cliente para verificação e ajuste antes de ser finalizado.
Entrega escrita e documentada
O documento final é entregue com o raciocínio das escolhas feitas. Pertence ao cliente e funciona nas ferramentas que a organização já utiliza.
Suporte no período definido
Cada solução inclui um período de suporte pós-entrega para dúvidas de aplicação e ajustes decorrentes da implantação.
Diagnóstico de Fluxo Documental
Levantamento escrito de como os documentos se movem pela empresa hoje — onde cada família de registros é criada, quem aprova, onde a versão assinada fica e como é encontrada quando alguém precisa dela. Voltado a gerentes administrativos e de operações de empresas de vinte a duzentas pessoas.
O que está incluído:
- Quatro entrevistas com equipe operacional e de gestão
- Mapa de fluxo escrito para até seis famílias de documentos
- Lista dos pontos onde o mesmo registro existe em mais de um lugar
- Medição de tempo de recuperação conduzida com a equipe do cliente
- Lista priorizada de ajustes de processo a considerar
MELHOR PARA
Organizações que não têm clareza sobre onde seus documentos estão ou por qual caminho chegam ao armazenamento final. Ponto de partida antes de qualquer redesenho.
MELHOR PARA
Empresas cujos registros cresceram sem padrão compartilhado entre drives, e-mails e pastas locais. Adequado quando já há algum diagnóstico da situação atual — próprio ou do serviço anterior.
Redesenho de Fluxo e Estrutura de Registros
Redesenho interno do tratamento de uma família de documentos: da criação ao armazenamento. O trabalho define convenção de nomenclatura, estrutura de pastas, sequência de aprovação, regra de versão e procedimento escrito que a equipe do cliente consegue seguir sem depender de quem o criou.
O que está incluído:
- Procedimento escrito da família de documentos redesenhada
- Convenção de nomenclatura e estrutura de pastas
- Matriz de aprovação e regra de versão de documentos
- Plano de migração dos registros existentes
- Piloto com um departamento e ajustes antes do rollout
- Sessões de treinamento para até quatro departamentos
- Trinta dias de suporte após a implantação
Programa de Manutenção de Documentação
Acordo contínuo para organizações que preferem manutenção constante a revisões periódicas. Inclui sessão mensal de trabalho, revisão trimestral escrita e suporte ao onboarding administrativo. O escopo por departamento é acordado a cada ponto trimestral.
O que está incluído:
- Sessão mensal de trabalho com a equipe do cliente
- Amostragem mensal de registros contra o padrão acordado
- Revisão de procedimentos a cada mudança de política interna
- Material de onboarding para novos colaboradores administrativos
- Coordenação com a equipe de tecnologia do cliente sobre acesso e armazenamento
- Relatório trimestral de tempos de recuperação e aderência ao padrão
- Workshop anual de revisão com os responsáveis de área
MELHOR PARA
Diretores administrativos que preferem manutenção constante a revisões pontuais. Indicado quando a empresa já tem um padrão documental funcionando e quer mantê-lo à medida que departamentos mudam e novas famílias de documentos surgem.
PRX-SOL-CMP-004
Qual solução faz sentido para o momento da sua empresa
| O que está incluído | Diagnóstico R$ 780 |
Redesenho R$ 2.860 |
Manutenção R$ 5.240/ano |
|---|---|---|---|
| Mapa de fluxo de documentos | |||
| Identificação de pontos de duplicidade | |||
| Medição de tempo de recuperação | |||
| Procedimento escrito para equipe | — | ||
| Convenção de nomenclatura e pastas | — | ||
| Treinamento da equipe | — | ||
| Acompanhamento mensal contínuo | — | — | |
| Relatório trimestral e workshop anual | — | — |
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Padrões aplicados a todas as soluções
Confidencialidade contratual
Todo contrato inclui cláusula de confidencialidade. As informações compartilhadas pelo cliente durante o trabalho são usadas apenas para o serviço contratado.
Escopo definido por contrato
O que está e o que não está incluído em cada solução é especificado antes do início. Mudanças de escopo são acordadas por escrito entre as partes.
Validação antes da entrega final
Todo documento é revisado com a equipe do cliente antes de ser entregue na versão final. O que está no papel foi verificado por ambas as partes.
Limite de atuação declarado
Cada contrato especifica que a Praxima descreve somente a prática administrativa. O conteúdo de cada documento e suas implicações ficam com os profissionais do cliente.
Sem ferramentas proprietárias
Os entregáveis funcionam nas ferramentas que o cliente já usa. Não há dependência de plataformas ou assinaturas da Praxima após a conclusão do trabalho.
Tempo de resposta definido
Durante o período de suporte pós-entrega, respostas a dúvidas de aplicação são dadas em até um dia útil por e-mail ou videochamada.
Não tem certeza de qual solução se aplica ao seu caso?
Entre em contato e descreva brevemente como seus documentos funcionam hoje. Com base nisso, indicamos por onde começar.
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